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覆盖项目生命周期的信息化管理(上)

发布日期:2014-12-10来源:本站编辑:钟晓颜

[摘要]

  20年的信息化建设历程,首钢建设逐步建立了较为完整的信息化管理体系和应用体系建设。

  信息化管理体系。信息化管理体系主要包括组织保障和制度保障两个方面。

  组织保障方面,首钢建设采用“IT部门提供技术支撑,专业管理部门负责管理需求及应用,全体管理人员人人参与”的推进方式,全面贯彻“信息化是管理手段,不是目的”的理念,杜绝信息系统与实际管理脱节的现象。

  制度保障方面,首钢建设采用“专业管理制度、系统应用制度两手同时抓”的推进方式,一是从专业制度方面,在应用系统研发前,对业务流程进行梳理 和再造,同时修订专业管理制度,确保制度与系统建设相匹配,做到系统推广应用无障碍。(例如:修订分包管理制度,分包结算挂账以信息系统中电子结算单为 准。)二是从系统应用制度方面,各专业均制订了相应的信息系统管理制度,从权利、职责、应用、考核等方面对信息系统的使用制订了规范与要求,为信息系统的 数据质量与安全保驾护航。

  信息化应用体系。因建筑业不同于工业企业,产品具有单一性和不可复制性的特点,生产周期较长,各企业之间很 难实现统一的标准化管理,所以应用系统建设是一个与专业管理同步提升的漫长过程。首钢建设在应用系统建设过程中,一是与集团的长远发展规划紧密结合,二是 坚持从实际管理需求出发,多年来形成了具有首钢建设特色的信息化应用体系,目前主要管理系统包括:全面预算管理信息系统、项目管理信息系统、人力资源管理 信息系统、财务管理信息系统、办公自动化信息系统等,基本覆盖了集团全部管理业务。

  项目管理信息系统设计方案

  系统设计思想。信息化工作宗旨是:以业务为导向,以技术为实现手段,以增加企业效益为最终目的,对企业管理 流程进行梳理和再造。设计核心是:覆盖项目管理全部业务,实现项目成本过程控制。设计原则是:做业务型软件,不做数据录入型软件;业务管控,无计划不发 生,无发生不记录,无记录不结算,无结算不付款。

  系统设计目标。横向到边、纵向到底,项目生命周期管理业务全覆盖。横向看,涵盖经营管理和施工管理的全部业 务内容,纵向看,一个工程项目从投标开始,到项目准备,再到项目的实施,最后到总结存档,整个过程,系统做到全过程记录和管控,通过一横一纵,覆盖项目生 命周期全部管理业务,同时实现项目成本的过程控制。

  同时,结合本企业对建筑主业采取业务管控的模式,将系统定位为业务在线操作系统,而不是简单的数据录入系统。与项目实际管理相关的每一笔业务, 均在线操作,在线审批,在线实时生成单据,成本实时归集,既确保了一切数据均来源于操作层,减少了中间环节,加强了管控;又减少了重复录入的工作量,降低 了推广应用的难度。

  项目管理从宏观上划分,主要包括经营管理和施工管理两部分,因此首钢建设的系统设计也分为两条主线进行:一条是涉及项目所有经营环节的经营管控 主线;另一条是涉及项目施工管理、技术管理、质量管理和安全管理的工程实体管控主线。围绕两条主线,实现对项目管理从投标、施工准备、项目实施到总结存档 的全过程管理。

  ①经营管控主线

  系统的经营管控主线实现了对项目合同、收入、成本、和资金管理等全方位的业务管理。(见图1)

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图1 系统经营管控主线数据流

  设置合同管理模块,实现项目合同集中在线管理;设置结算报量模块,实现对业主计量在线统计,收入报表自动汇总展示;设置物资、分包、设备等管理 模块,实现项目成本的发生环节全面在线记录与管理;设置结算与资金管理模块,形成项目成本管理的闭环,实现与财务系统的对接,加强了系统推广应用的执行 力;设置项目内部银行等综合展示模块,为项目的经营决策和项目资金封闭运行提供有力依据。

  ②工程实体管控主线

  为实现对工程项目施工过程的全面管控,首钢建设项目管理系统设置施工管理、技术管理、质量管理、安全管理、竣工管理等功能模块,将工程项目实时 的施工过程信息和各专业检查情况,通过系统进行对等传递。可以上传图片真实反映项目实际情况与问题,结合每月绘制的网络进度图,分析工程项目进展情况;可 以将专业检查结果自动生成考核单据,经流转审批后自动计入责任单位,从而避免各专业间、各层级间信息不对等造成的决策失误,实现对工程项目的全面在线管 理。(见图2)

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  图2 工程实体管控模块示意图

  成本管控是系统的核心。项目成本事前控制。通过项目成本测算,业务发生前的专业计划,包括材料总计划、材料消耗计划、设备使用计划等内控计划环节和业务过程预警功能的设置,实现项目成本事前控制。

  项目成本实时归集。所有业务在系统中流转记录,实现项目成本实时归集,将项目成本做实。一切成本数据均来源于具体业务的操作层,而不是核算层,从而有发生,就有记录、就有成本归集。

  项目成本对比分析。通过项目成本预测和实际成本归集环节,实现项目成本对比分析。实时动态的实际成本数据与 成本测算可实现分部位的分项对比,审批预算、承包成本和预测成本、实际成本实现总量对比,通过一分一总,一动一静的数据对比及定性分析,可及时发现项目经 营过程中的经营风险,以便调整经营策略,防止潜亏现象发生。(成本对比见图3)

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  图3 成本对比示意图

  与财务系统业务集成。首钢建设项目管理信息系统在规划设计上,一方面是业务在线操作,业务数据按成本最大化 原则自动进入系统成本模块进行归集;另一方面是业务在线操作的凭证(如领料单、结算单)作为财务核算入账的原始业务凭证,解决了目前行业内在技术上难以实 现项目管理系统和财务系统集成应用的问题,同时也通过项目系统数据的及时性,提升了财务核算的时效性,既可把项目成本做实,消灭财务传统核算无法解决的项 目在施过程中的应进未进费用问题,也可以强化过程控制,降低经营风险。(见图4)

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图4 项目系统与财务系统业务关系

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